BI: niet alleen een finance feestje
2 december 2020
Interimmers Ester en Roy zijn beiden gefascineerd door het ‘spelen met data’ en hebben inmiddels enige ervaring met Power BI, de populaire Microsoft tool waarmee je data kunt visualiseren.
BI op Finanxe Grow Together platform
Business Intelligence (BI) is een belangrijk thema voor financials. Ook op ons (recent gelanceerde) ‘Grow Together’ platform staat BI in the picture. Collega's Ester en Roy zijn beiden gefascineerd door het ‘spelen met data’ en hebben inmiddels enige ervaring met Power BI, de populaire Microsoft tool waarmee je data kunt visualiseren.
Wat speelt er eigenlijk op dit gebied, wat kun je ermee? Wij zijn superenthousiast. We willen kennis delen en onze collega’s triggeren om ook met BI aan de slag te gaan. We kunnen zoveel van elkaar leren!'
Roy Slijkhuis
Sinds november 2018 werkzaam bij Finanxe en momenteel in opdracht bij VDK Groep.
Ester Kok
Sinds oktober 2018 werkzaam bij Finanxe en momenteel in opdracht bij Carrier HVAC.
De belangrijkste adviezen van Roy en Ester:
- Begin niet bij de beschikbare data en beperk BI niet tot finance. Start met een ondernemingsbreed team en een doordacht plan;
- Filter uit de grote hoeveelheid informatie de voor jullie interessante en betrouwbare data en voeg context toe zodat alle gebruikers de informatie op dezelfde manier kunnen interpreteren.
Lang niet alle data is bruikbaar
Roy: 'Je ziet overal dat data belangrijker wordt en dat er steeds meer informatie beschikbaar komt. Machineparken, internet of things, alles kan gekoppeld worden en dat zorgt voor bakken met potentiële stuurinformatie.'
Ester: 'Over het algemeen willen bedrijven zoveel mogelijk informatie zien, maar het blijft de vraag: wat heb je echt nodig? Ga je jezelf niet overspoelen met informatie?'
Roy: 'Een grote valkuil is daarnaast de kwaliteit van de data. Je kunt niet zomaar allerlei datasets aan elkaar koppelen. Stel dat in het ene systeem omzet inclusief btw wordt vermeld en in het andere exclusief btw. Vanuit de accountancy zijn tijdigheid, juistheid en volledigheid er bij mij behoorlijk ingedrild. Dat is in dit geval heel nuttig! Je informatie moet correct zijn anders ga je volledig nat.'
BI is geen finance feestje
Roy: 'Financials en BI zijn een hele goede combi. We hebben vanuit de focus op controle, structuur en datakwaliteit veel kennis en vaardigheden om BI projecten op te pakken. Het is dan ook logisch dat daar in eerste instantie de focus ligt. Maar misschien wel het belangrijkste dat ik het afgelopen jaar heb geleerd is: als je met BI aan de slag gaat, pak het dan vanuit de hele organisatie op. Vanuit meerdere betrokken afdelingen moet een afgezant in de stuurgroep zitten, zo creëer je draagvlak binnen de organisatie. Deze brede betrokkenheid is essentieel om het project te laten slagen.'
Verleidelijke visuals
De fraaie visuals die je met Power BI kunt creëren houden menig financial aan de computer gekluisterd.
Roy: 'Vooral toen ik Power BI net leerde kennen raakte ik erg verleid door alle mooie functies en grafiekjes die je kunt gebruiken. Maar het proces daaraan voorafgaand is veel belangrijker. Hoe richt je alles in, hoe zorg je dat het op elkaar aansluit en zo de informatie geeft waar je als organisatie werkelijk op kunt steunen? Storytelling is daarbij een nieuwe toevoeging aan BI, door context toe te voegen aan informatie kan iedereen tot dezelfde conclusie komen. Cijfers over productie zijn mooi, maar waarom stond jouw machinepark eigenlijk stil?'
Kwestie van tijd tot elk bedrijf met BI bezig gaat
Dat BI als financial op je pad gaat komen, daar twijfelen zowel Roy als Ester niet aan. Het is nog niet essentieel om de techniek te kennen of alles inhoudelijk te weten, maar de controller van de toekomst moet absoluut weten wat er mogelijk is. Op het Grow Together platform van Finanxe plaatsten Roy en Ester daarom een instructie over hoe je met BI kunt starten binnen je organisatie. Daarnaast vind je er informatie over trainingen en opleidingen, do’s en dont’s voor het maken van een dashboard en natuurlijk persoonlijke ervaringen.
Ester: “Ik vind het zelf ontzettend leuk om met data te spelen en zo tot nieuwe inzichten te komen. Ontwikkelingen zien, verbanden leggen. Het levert een heel nuttige bijdrage aan de adviesrol die ik als financial wil innemen. Rapporteren is soms vanuit traditionele financial control een beetje star, de gebruikte data staat vast en rapportages zijn zoals ze altijd zijn.'
Als er meer data beschikbaar komt en je echt met BI aan de slag gaat ontstaat er flexibiliteit. Je kunt dieper gaan en is er meer te vertellen.
Bij Backoffice Services (BOS) werkte Ester mee aan het opzetten van een management informatiesysteem. Het doel was om te voorzien in de informatiebehoefte van klanten van de BOS.
Ester: 'Iedereen heeft natuurlijk zijn eigen voorkeuren, maar over het algemeen hadden managers aan hetzelfde soort informatie behoefte. En dan het liefst realtime: de informatie van de huidigemaand, tot en met het moment waarop zij de rapportage of het dashboard raadplegen! Best een uitdaging om te zorgen dat je die data hebt en dat alles klopt!'
Meer woorden dan daden?
Nog niet elke organisatie is zover merken de Finanxe interimmers. Er wordt al jaren over BI gepraat, maar de meeste bedrijven benutten nog maar een fractie van de capaciteiten.
Roy: 'Dingen worden met veel bombarie aangekondigd, maar als je ergens binnenkomt zie je dat er eigenlijk nog niet zoveel gebeurt.
Tijdens mijn BI training zag ik dat vooral grotere, internationale organisaties al heel actief zijn op dit vlak. Bij de grote banken in Nederland zijn bijvoorbeeld al complete BI afdelingen gerealiseerd.'
Ester: 'Om succesvol te blijven en de juiste beslissingen te nemen als management is het essentieel dat je de juiste informatie tot je krijgt. Het verschilt per bedrijf hoeveel daarin geïnvesteerd wordt. Bij sommige bedrijven zal het nog een tijd gaan duren.'
Samen is niet alleen
Binnen Finanxe blijven we in elk geval samen doorleren, zeker op het gebied van BI! Power BI is een prachtige tool, maar ook trainingen Clickview en Tableau staan op de agenda. Als collega’s inspireren we elkaar en willen we heel concreet van elkaar leren.
Spreekt het verhaal van Roy en Ester je aan? Wil jij als interimmer deel uitmaken van het Finanxe team? Neem gerust contact met ons op. Roy, Ester en onze consultants kunnen je er meer over vertellen!
