Voys Finanxe 004

Geen managers en geen functies: zelfsturend ‘helemaal losgaan’

30 juni 2020

Alle blogs

Werken zonder managers en zonder functies. Dat is de basis van het organisatiemodel van telefonieprovider Voys uit Groningen. En het werkt goed want sinds de oprichting in 2006 is er veel moois gebeurd! Een prijs voor het slimste bedrijf van Nederland en een bezoek van Mark Rutte bijvoorbeeld. Inmiddels is Voys in vier landen actief en staat dit jaar uitbreiding naar nog twee landen op het programma. Financieel specialist Maarten en onze interim professional Naomi vertellen meer over deze organisatie die altijd in beweging is!

Voys focust zich als verkoper van cloudtelefonie volledig op de zakelijke markt. Vooral klanten die privacy en vrijheid belangrijk vinden kiezen voor Voys. De organisatie levert alles om te kunnen bellen via internet. De telefoonnummers, de lijnen, de online centrale en telefoons en apps om mee te bellen.

Maarten: “We zijn heel benaderbaar, klanten kunnen zelf veel regelen en ons  wanneer nodig laagdrempelig bereiken. Alle diensten leveren we vanuit een door onszelf ontwikkeld platform in de cloud.” De twee grootste takken zijn Voys (sales) - 50 collega’s en Spindle (IT) - 70 collega’s.

Rollen in plaats van functies 

Voys Finanxe 003Sinds januari 2019 werkt Maarten van Brussel bij Voys. Op LinkedIn vinden we zijn functienaam (financieel specialist), maar binnen Voys wordt eigenlijk niet met functies gewerkt. Maarten: “Bij mijn vorige werkgevers was alles top down, directief georganiseerd. Ik gedij zelf beter als ik meer vrijheid krijg. Bij Voys kan ik  meer van mijzelf laten zien en meer bijdragen aan de organisatie. We werken inderdaad niet met functies maar met rollen, waarin omschreven wordt wat een collega of klant minimaal van je mag verwachten.”

 

Voys model & Holacracy

Mensen die het maximale uit zichzelf halen, in een omgeving waarin ze vertrouwen, verantwoordelijkheid en beslissingsbevoegdheid krijgen.’ Dat is de kern van het Voys model en van besturingssysteem Holacracy. Binnen deze randvoorwaarden kunnen mensen zich ontplooien, gelukkig zijn en optimaal bijdragen. Gelukkige medewerkers, gelukkige klanten, dat is het idee. Maarten: “Iedereen draagt zelf verantwoordelijkheid voor een gedeelte van het werk. Er zijn geen managers maar cirkels, samenwerkingsverbanden tussen verschillende collega’s die zich met eenzelfde onderwerp bezighouden. Alle taken zijn opgedeeld in rollen. Een rol kan zijn: de administratie verzorgen voor een bepaalde BV, of verzekeringen of beveiliging regelen. Zelf zit ik niet alleen in de financecirkel, maar ook in de data- en de internationaliseringscirkel. Je kunt je eigen kennis en ervaring op die manier optimaal inzetten. Het model zorgt automatisch voor meer betrokkenheid en initiatief. Vertrouwen is daarbij belangrijk, jij bent degene die het beste weet hoe jouw werk gedaan moet worden.”

Veel overleg en toch efficiënt 

Deze manier van werken kost aan de voorkant meer tijd, vertelt Maarten. “Je moet mensen eerst overtuigen van de kant die volgens jou het beste is . Het is een kwestie van overleggen en je collega’s meekrijgen.” Maar als dat eenmaal gelukt is, bespaar je in het vervolgproces veel tijd. Het is daardoor een efficiënte manier van werken. “Het stukje change management start al heel vroeg. Iedereen kan input leveren, alle neuzen staan dezelfde kant op en we streven ernaar om elke dat 1% beter te worden.” 

Maarten startte anderhalf jaar geleden met het verzorgen van een aantal administraties,  maar zijn rol ontwikkelde zich en hij is inmiddels verantwoordelijk voor een aantal grotere projecten. “We zijn behoorlijk gegroeid en ons boekhoudpakket was niet passend meer, we wilden overstappen naar een beter systeem. Een van mijn taken is het faciliteren van dat proces. Van het vinden van het juiste pakket en het pitchen aan mijn collega’s, tot het overleg met onze juridische, HR en IT collega’s om alles op de juiste manier in te zetten.”

 

De juiste persoon op de juiste plek

Als zelfsturende medewerker is het belangrijk dat je het werk ziet liggen en risico’s kunt inschatten. Taken die normaal gesproken bij een manager liggen. Maarten: “Er wordt hier echt meer van je verwacht. Je moet veel informatie kunnen verwerken en verbanden kunnen leggen. Dat past niet bij iedereen.” ‘De juiste persoon op de juiste plek’ is in dit organisatiemodel dan ook cruciaal. Omdat intensief wordt samengewerkt is de persoonlijke klik daarbij heel belangrijk. Bij sollicitatieprocedures is dan ook de hele cirkel betrokken. Maarten: “Tijdens onze onboarding ben je twee weken bezig om de organisatie te leren kennen, daarna ga je pas aan de slag met je eigen rollen. Een nieuwe collega krijgt sowieso zes maanden de ruimte om te testen en te proeven, om te kijken of het echt past.”

Voys Finanxe 005

Team finance 

Voys Finanxe 007Interimmer Naomi is het vijfde lid van team Finance, dat (traditioneel omschreven) bestaat uit drie administrateurs, een assistent controller (Maarten) en een controller. Maarten: “Als de administratie van Voys jouw verantwoordelijkheid is dan verzorg je die van A tot Z. Debiteuren, crediteuren, salarissen, btw, je moet van alles op de hoogte zijn. Je weet wat er speelt en lost eventuele problemen op.” Begin 2020 vertrekt een van de teamleden en komt interimmer Naomi in beeld. Maarten: “Er was te weinig tijd voor onze gebruikelijke, grondige sollicitatieprocedure. Voor ons was het dan ook heel prettig dat Naomi direct kon instappen. Ik ken haar vanuit mijn vorige baan, ze is een pientere meid die snel dingen oppakt. Een van de gevolgen van ons organisatiemodel is dat er doorlopend dingen veranderen. Alles is hier in beweging. Build, measure, learn is onze tactiek. We proberen iets en als het niet lukt draaien we de beslissing terug. Jonge mensen kunnen daar over het algemeen vrij goed mee omgaan.” 

 

Meer data driven beslissingen

Maarten: “Als organisatie zijn we bezig met een professionaliseringsslag om meer datagedreven beslissingen te kunnen maken. We gaan bijvoorbeeld over van een basisboekhouding waaruit je relatief weinig informatie kon halen, naar een nieuw pakket, NetSuite. Na een half jaar is de implementatie nu zo goed als afgerond. Met dit nieuwe systeem kunnen we meer delen en voorspellen, zelf programmeren en naar onze eigen wens indelingen maken. We zijn daarnaast een datawarehouse aan het opzetten met daarboven een BI Tool. Zelfvoorzienend zijn is belangrijk binnen het Voys model. Eindgebruikers moeten zelf de informatie die zij nodig hebben kunnen inzien. We zoeken nog een passende tool die voor iedereen toegankelijk is en makkelijk in gebruik.”

Alleen maar fantastisch?

Het proces van iedereen meekrijgen kost soms veel energie vertelt Maarten. Af en toe verlangt hij even naar een manager. Één persoon om te overtuigen, en vervolgens aan de slag. “Soms moet je met behoorlijk wat mensen in gesprek voordat je kunt starten. Maar toch ben ik heel blij met deze manier van werken. Je krijgt binnen Voys de ruimte om zelf aan de slag te gaan. Je persoonlijke ontwikkeling gaat in hoog tempo. Mensen die zelfsturend zijn kunnen hun ei kwijt en helemaal losgaan hier. Supermooi dat dit soort organisaties bestaan!”

 

Naomi Strating over Voys:

Naomi: “Wat mij het meeste opvalt is dat je het als team echt samen doet, zonder manager. Er wordt goed nagedacht over dingen en iedereen is betrokken. Ook al is niet elke discussie voor mij even belangrijk, het is interessant en leerzaam om mee te denken. Ik denk dat ik hier meer kan leren dan bij andere organisaties omdat ik breder betrokken ben.”

Naomi start in coronatijd bij Voys. De eerste twee weken volgt ze vanuit huis alle trainingen. “Je krijgt veel informatie over het Voys model en leert allerlei termen waarvan je nog nooit gehoord hebt. We communiceren veel via videobellen en chatgesprekken, maar gelukkig heb ik mijn  collega’s binnen de Finance cirkel allemaal al wel een keer “in het echt” mogen ontmoeten. Maar het is een bijzondere tijd om ergens te beginnen. Je bent nog meer op jezelf aangewezen. Gelukkig kom je met videobellen en het delen van je beeldscherm een heel eind.”

De zelfstandigheid bevalt Naomi goed. “Je bent zelf verantwoordelijk, je wordt niet op de vingers gekeken. Ik vind dat prettig, als je lang bezig bent met een uitzoekklus hoef je dat aan niemand te verantwoorden. Ik ben vrij om zelf te plannen en mijn eigen weg te vinden. Dat past wel bij mij!”

Voys Finanxe 006