Uitdagende interim opdracht – fusie van vijf stichtingen
30 maart 2021
Collega’s met weerstand, een complexe organisatie en de tijdsdruk van een fusieproces. Er zijn makkelijker opdrachten! Maar, de aanpak van interim financial Arjen werpt gelukkig zijn vruchten af. Team financiële administratie van de Veluwse Onderwijsgroep is blij. De fusie is rond en de jaarrekening opgepakt. De positieve afloop van dit verhaal hebben we hierbij verklapt :-) Wil je toch meer weten over Arjen en zijn opdracht én ontdekken wat manager Nannet over hem vertelt? Lees dan verder!
Argwaan: waarom een interimcollega?
Een stichting voor primair onderwijs, drie voor voortgezet onderwijs en een overkoepelende stichting. Vijf organisaties in Apeldoorn die één geheel gaan vormen. Een mooi moment om een kwaliteitsslag te maken, vinden controller Nannet Aarts en haar collega’s. Het optimaliseren van de afdeling financiële administratie heeft daarbij de focus.
Nannet: “Het ontbrak ons tijdens dit fusieproces aan tijd om dat zelf doen. Daarnaast was Arjens expertise heel welkom om de afdeling in te richten, processen te verbeteren en werkzaamheden te stroomlijnen. Het was geen gespreid bedje want mijn collega’s van de administratie hadden zo hun bedenkingen. Waarom moet hier een interim coördinator komen? Iemand die over mijn schouders meekijkt of ik het goed doe en misschien werkzaamheden bij me weghaalt?”
Nog niet eerder zo’n fusie geweest
Arjen Kiers (interim financial sinds 2019): “Eigenlijk wilde ik juist wat anders want ik ken het onderwijs al. Maar, toen ik hoorde dat het ging om een fusie van vijf stichtingen was mijn interesse gewekt! Zulke grote en interessante projecten maak je niet vaak mee.” Bovendien is het een bijzondere situatie vertelt Arjen. In Nederland is namelijk nog niet eerder een fusie van primair en voortgezet onderwijs én openbaar, protestant en katholiek onderwijs geweest."
Hectiek – snel schakelen
Arjen: “Een van mijn eerste concrete taken was het opstellen van de fusiebalans, een soort beknopte jaarrekening.” Daarnaast pakt Arjen punten van de jaarlijkse interimcontrole op en ondersteunt hij bij de jaarrekening. Vanuit huis werken is af en toe pittig en in bepaalde periodes staat de druk erop vertelt hij. Maar, af en toe volle bak gaan vindt hij wel prettig. “Zo’n fusie brengt allerlei ad hoc vraagstukken met zich mee. Zo heb ik recent geregeld dat de aansluiting van de fundamentele vaste activa staat. Daarvoor moet je de export aansluiten op de import en eventuele fouten oplossen. Maar ik ben ook bezig met heel praktische zaken die komen kijken bij het samenvoegen van een team. De hectiek maakt het boeiend en ik leer hier om snel te schakelen.”
Oplossing bij wantrouwen: eerlijk zijn en helder communiceren
Maar, Arjens hoofdtaak is het optimaliseren van de financiële administratie. Vier mensen die allemaal voor hun eigen stichting werkten en voor wie er veel verandert. Arjen: “Verandering maakt mensen onzeker dus er is echt wel wat weerstand. Zeker tijdens mijn eerste weken proefde ik dat wantrouwen. Gaat hij straks mijn baan invullen of zelfs saneren? Gelukkig is er inmiddels vertrouwen en vragen mijn collega’s zelfs of ik wil blijven. Dat voelt wel als een groot compliment.” Eerlijk zijn en helder communiceren, dat is Arjens strategie in dit soort situaties. “Als je eerlijk bent kun je elk verhaal uitleggen en duidelijkheid helpt enorm. In het begin heb ik gezegd: er zullen veel dingen fout gaan en er zal hard gewerkt moeten worden. Maar we doen het met z’n allen en er komt echt wel weer een volgende dag. Als je hier alleen keihard op de cijfers zit red je het niet. Je moet een beetje een mensenmens zijn.”
Complimenten van Nannet
Nannet onderschrijft Arjens sociale kwaliteiten tijdens deze opdracht, maar ook inhoudelijk boekt hij succes. Nannet: “Arjen kwam binnen in een nog niet bestaande functie en heeft zich snel en zelfstandig dingen eigen gemaakt. Het is een knappe prestatie dat hij met zijn werkwijze en benadering het ijs heeft laten smelten. Dat zijn collega’s willen dat hij blijft is echt zijn eigen verdienste!” Arjen is goed in het aanbrengen van structuur, het bewaken van overzicht en analytisch sterk vertelt Nannet. “Een rustige, doortastende collega die niet alleen met uitkomsten komt maar ook met voorstellen tot verbetering. Altijd in voor een geintje en een zeer gewaardeerde collega. Hij brengt ons wat we in onze situatie nodig hebben en dat is precies waar je op hoopt als je een tijdelijke collega inzet.”
Arjen brengt ons wat we in onze situatie nodig hebben en dat is precies waar je op hoopt als je een tijdelijke collega inzet
Van ad hoc actie tot rustig vooruitdenken
Het is belangrijk om tussen alle ad hoc klussen af en toe rustig te gaan zitten vertelt Arjen. “Om jezelf af te vragen: wat is er nou echt nodig over een maand of twee maanden? Met dezelfde bezetting gaan we een compleet nieuwe invulling aan de werkzaamheden geven. Hoe kun je dat nou het allerbeste doen en hoe krijg je iedereen mee? Dat vraagstuk maakt dit een mooie opdracht en een toffe ervaring. Een grote organisatie die in relatief korte tijd moet omturnen, het is leuk om daar een rol in te hebben. Deze rol past bij me en misschien wil ik in de toekomst meer richting leidinggevende functies groeien. Het is tof dat de fusie nu rond is en dat er zoveel verbeterstappen zijn gezet. Als team kunnen we supertrots zijn op wat er gerealiseerd is!”