Win-win: een toffe PowerBI opdracht voor Roy en een waardevol dashboard voor Jados
26 juli 2021
Eerder aan de knoppen draaien, betere en actuele stuurinformatie voor het management. Het is een van de doelen uit het jaarplan van zorgorganisatie Jados. Interim financial Roy Slijkhuis bouwt daarom een PowerBI dashboard. Riny Zweers: “Goede stuurinformatie is zo ontzettend belangrijk. Het gaat om het zien van verbanden. Tijdig signaleren en dan handelen.” In dit interview vertellen Riny en Roy je alles over het waarom en hoe van deze opdracht en over de eerste resultaten!
Zelfredzaamheid en regie voor mensen met autisme
Wonen, werken en studeren. Voor veel mensen goed te doen, maar voor de doelgroep van Jados een uitdaging. Vanuit tien regio’s in Nederland begeleidt Jados mensen met autisme. Door werktrajecten, ambulante begeleiding en beschermd wonen helpen zij cliënten om te bouwen aan zelfredzaamheid en regie.
Backoffice secundair + snelle groei
Riny: “We zijn een zorgorganisatie, ooit opgericht door een zorgondernemer met een duidelijk visie, gericht op het primaire proces. De backoffice is secundair en een stuk administratie ‘hoort erbij’, maar kreeg zeker in de beginfase niet altijd de aandacht die nodig is.” Daarnaast is Jados in relatief korte tijd behoorlijk gegroeid vertelt Riny. Met een ander controleregime voor de jaarrekening en andere verwachtingen vanuit de belastingdienst en gemeenten als gevolg. De afgelopen jaren zetten Riny en zijn team mooie stappen. “Heel veel gaat goed maar er kunnen ook nog dingen beter. We kijken continu waar geoptimaliseerd kan worden.”
Als concerncontroller is Riny Zweers verantwoordelijk voor de externe verantwoording en managementrapportages. Hij is lid van het MT en geeft leiding aan de boekhouding, een team van vijf collega’s. Met dertig andere collega’s van P&O, marketing & communicatie en het secretariaat werkt Riny op het hoofdkantoor van Jados in Arhnem. In totaal heeft de organisatie een kleine vierhonderd medewerkers.
Betere info – sneller beslissen
Betere stuurinformatie voor het management, het is een van de geformuleerde verbeterpunten. “Vanuit een aantal systemen stellen wij rapportages samen, maar het is geen geheel. Terwijl goede stuurinformatie zo ontzettend belangrijk is!” De huidige werkwijze kost teveel tijd, vult Riny aan. Bovendien is het een momentopname en groeit de vraag naar actuele data.
De hoogste tijd om Power-BI specialist Roy Slijkhuis in te vliegen!
Riny: “Het gaat om het zien van verbanden. Roy creëert in Power-BI een dashboard vol relevante informatie waarin we bijvoorbeeld cliëntaantallen en omzetgegevens overzichtelijk kunnen inzien. Daarmee kunnen we sneller conclusies trekken en eerder in actie komen. Blijft de omzet achter in bepaalde regio of stad? Hoe komt dat? Tijdig signaleren en dan handelen, daar gaat het om.”
De data was er al, maar door te koppelen krijgen we bruikbare informatie.
Specifieke kennis
Inmiddels is Roy een aantal maanden bezig en staat de basis. Riny: “PowerBI doe je er niet ‘even bij’, daar heb ik niet de tijd en ruimte voor. Het is heel fijn als iemand met de juiste kennis en ervaring zo’n project oppakt. Roy is een rustige collega die goed meedenkt. Hij is in staat om te kijken wat er speelt en gericht verbeteringen door te voeren.”
Een groot voordeel van het nieuwe dashboard: tijdigheid. Niet per kwartaal rapporteren maar per maand en eventueel nog vaker. Daarnaast zijn de belangrijkste kengetallen gelijk zichtbaar en kun je doorklikken naar details. “De visualisaties en overzichtelijkheid maken dat je niet verdrinkt in de hoeveelheid cijfers. Data zo inzichtelijk maken leidt vaak tot veranderingen vertelt Riny. “Hoeveel uren van een bepaald zorgcontract zijn er geboekt? Minder of juist meer dan afgesproken? Keuren we de uren op tijd goed zodat declaraties de deur uit kunnen? Pas als je ziet waar het vastloopt kun je handelen.”
Door naar fase twee
Riny en zijn collega’s zijn ontzettend positief over de eerste resultaten. “De visuals zijn heel verhelderend. Het maakt zaken in één oogopslag helder. Een mooie cirkeldiagram bijvoorbeeld, met de verhouding directe- en indirecte uren. Daar worden we blij van! Deze inzichten kunnen Jados een stap verder brengen. De komende tijd gaan mijn collega’s met het dashboard aan de slag. Ik weet nu al dat er allerlei vragen naar boven gaan komen en die vormen de basis voor fase twee van dit project. Steeds weer op weg naar optimaal inzicht en de juiste koers!”
Roy Slijkhuis: “Business Intelligence en Big Data hebben al lange tijd lang mijn interesse. (Lees ook dit artikel van Roy en Ester over BI) Na diverse cursussen is het heel tof om nu een ‘100% PowerBI’ opdracht te doen. Meestal werk je als financial samen met een ICT’er, maar het geeft mij veel voldoening om zelf de techniek in te duiken en zelfte bouwen.” De vraag van Jados is vrij helder, aldus Roy, en na het opstellen van een procesplan en de bouwfase is inmiddels de testfase aangebroken. De basis staat! “Het is tof om carte blanche te krijgen en lekker zelfstandig aan de slag te gaan.”
Sleutelkolom
Het combineren van data is altijd een uitdaging vertelt Roy. Niet zozeer het koppelen op zich, maar PowerBI stelt behoorlijk wat eisen aan de onderliggende systemen. Financiën, kwaliteit, urenverwerking: uit al die systemen komt data samen. Daarvoor is een zogenoemde sleutelkolom nodig, met unieke, vaststaande waarden zoals kostenplaatsnummers. “Een locatienaam is niet geschikt, er hoeft maar ergens een spatie teveel te staan en je bent weg. In bepaalde systemen mist het kostenplaatsnummer. Met een workaround kun je dat tijdelijk oplossen, maar het is foutgevoelig handwerk en dat wil je het liefst voorkomen.”
Nog een grafiekje en doe ook maar een landkaart erbij
Het enthousiasme van Riny en zijn collega’s geeft veel voldoening en energie vertelt Roy. “Toch blijft Riny scherp op de concrete doelen en dat is heel belangrijk. Je kunt je makkelijk verliezen in de eindeloze mogelijkheden van PowerBI. Nog een metertje en een grafiekje, nog een keer doorklikken… Voor je het weet ben je een paar weken verder. Focus is echt belangrijk. De oneindige mogelijkheden van PowerBI maken het werk wel heel leuk vertelt Roy. “Onlangs hadden collega’s het over een landkaart met metalen pinnetjes die in een van de kantines van Jados hing. Daarop kon je alle locaties en formules markeren. In PowerBI kun je precies zo’n landkaart met bolletjes toevoegen, superleuk om zoiets bekends ook digitaal te gebruiken.”
Precies de info die nodig is
Inmiddels zijn ook de regiomanagers aan het testen. “Iedereen wil gelijk gaan proberen en dat is precies wat je hoopt. Dat betekent dat er veel input terug gaat komen. Ik kan het nog zo mooi bouwen, het gaat erom dat de eindgebruikers tevreden zijn en dat zij precies de informatie krijgen die nodig is.”