Een goede business controller is een leider
17 februari 2020
In dit uitgebreide artikel vertelt professor dr. Pieter Jansen, Hoogleraar Controlling aan de RUG, hoe zelfkennis jou helpt om beter te worden in je werk. Waarin verschilt de klassieke financial controller van een business controller? Waarom is leiderschap zo belangrijk? Als business controller heb je de potentie om in de top van grote organisaties terecht te komen. Maar wat is daarvoor nodig?
Bean counter versus business partner
Over het fenomeen business controller wordt al decennialang geschreven. Stanley Harding, toenmalig CFO van Shell, riep het al tijdens een gastcollege op Cambridge in 1964. Grote complexe bedrijven zoals Shell hebben mensen in deze rol nodig. Zijn inmiddels klassiek geworden college kun je nog steeds volgen.
Pieter: “Het is inhoudelijk interessant om te bekijken en daarnaast heel grappig om te zien hoe er in 1964 college gegeven werd. Als ik op die manier hedendaagse studenten zou toespreken breekt de hel los… Maar, waar het mij om gaat is dat inmiddels 56 jaar later het debat over business- en financial control, hoewel soms anders geformuleerd, nog steeds gevoerd wordt. Het gaat om het verschil tussen de bean counter, het type controller dat zorgt dat de financiële informatie klopt, en zijn tegenhanger de business partner.”
Lastig om een goede business controller te zijn
Voor veel bedrijven is het nog steeds lastig om een business controller met de juiste capaciteiten te vinden, vertelt Pieter. Ook bij jonge controllers signaleert hij dat ze moeite hebben met hun rol. Terwijl het juist enorme mogelijkheden biedt als iemand zich ontwikkelt tot een goede business controller. “Als jij je in de eerste 10 jaar van je carrière deze rol eigen kunt maken ligt de wereld voor je open. Het is een fantastische leerschool omdat je met alle facetten van de bedrijfsvoering bezig kunt zijn.”
Hoe interessant is die kwartaalrapportage nou eigenlijk?
De klassieke basis van het vak controller is heel erg op financiële informatievoorziening gericht, vertelt Pieter. Informatie die inzicht verschaft over hoe goed een bedrijf presteert en hoe je als directeur of manager kunt bijsturen. “Maar, financiële informatie is voor heel veel ondernemers maar een beetje interessant. Natuurlijk wil je weten of je bedrijf rendeert, hoe groot de omzet is en hoeveel winst je maakt. Maar hoe handig is de informatie in de kwartaalrapportage nou echt voor jou als ondernemer? De financiële resultaten gaan over het verleden en heel weinig over de toekomst.”
Over het algemeen zitten controllers vrij vast in hun structuren. Bijvoorbeeld als je kijkt naar het berekenen van kostprijzen, rendementen en marges per product. Terwijl het misschien veel interessanter is om marges per klant te berekenen. Technieken daarvoor zijn volop beschikbaar en worden in de praktijk nog beperkt toegepast.
ALS JE ALS CONTROLLER ONDERNEMERS MAAR OOK MANAGERS ECHT WILT HELPEN OM TE PRESTEREN IN HET BEDRIJF MOET JE DE VERTAALSLAG MAKEN VAN NIET-FINANCIËLE PRESTATIES NAAR FINANCIËLE PRESTATIES.
Waardecreatie bij kartonfabriek Eska
“Ik was recent bij Eska, een grote kartonfabriek in Sappemeer. Zij maken hoogwaardig karton voor exclusieve verpakkingen. Ik zie daar een productielijn, vrachtwagens die komen en gaan, de schoorsteen die rookt. Dat is de waardecreatie in de onderneming. Processen en activiteiten van niet-financiële aard die de financiële prestaties van een bedrijf verklaren. Als je als controller ondernemers en managers echt wilt helpen om te presteren, moet je de vertaalslag maken van niet-financiële prestaties naar financiële prestaties.
Een ondernemer is bezig om klanten goed te bedienen of nieuwe producten en diensten te verzinnen. Hij of zij is aan het netwerken om de orderportefeuille gevuld te houden. Ook dat zijn in essentie de waardecreërende activiteiten in een onderneming. Als business controller moet je in staat zijn om de koppeling te maken tussen het werk en de interesse van de ondernemer enerzijds en de resultaten anderzijds. Op basis daarvan kan een bedrijf worden aangestuurd. Met de groei van big data neemt de mogelijkheid om analyses te doen exponentieel toe. Ook daarin is het heel belangrijk om de juiste keuzes te maken. Dat vergt van een business controller meer dan alleen kennis van finance!”
Veel meer dan alleen finance
“Als jij als controller werkt bij kartonfabriek Eska moet je iets snappen van het productieproces. Het just in time principe, aanvoer van grondstoffen en eventuele knelpunten in de productielijn. Misschien zijn er machines die overcapaciteit hebben maar is er een bottleneck die je proces kwetsbaar maakt. Om de productiemanager te helpen moet je de vertaalslag naar de resultaten kunnen maken. Wat kost het om een machine uit te breiden en wat levert het op? Uitbreiding kan allerlei risico’s verkleinen, het stilstaan van een productielijn heeft zeer grote gevolgen.”
Empathie en leiderschap
Maar kennis alleen is niet voldoende. Als controller kun je prachtige kloppende analyses en adviezen maken. Maar als het advies niet landt bij de betreffende manager en die er niet mee aan de slag gaat heb je niks bereikt. “Het gaat over empathie en effectiviteit in communicatieve vaardigheden. Je kunnen inleven in de agenda, zorgen en vraagstelling van managers met een hele andere portefeuille dan jijzelf. En het gaat over leiderschap. Dat is iets anders dan de leiding hebben. Leiderschap houdt in dat je op een succesvolle manier de percepties en motivatie van andere mensen weet te beïnvloeden. Stel, jij werkt als controller in een ziekenhuis. Er zijn grote kostenoverschrijdingen of problemen om medische verrichtingen gedeclareerd te krijgen. Dan moet je als controller met artsen aan de bak. Je moet de zorg zo definiëren dat je het wel gedeclareerd krijgt. Je moet met artsen praten over hun gedrag. Dat is ingewikkeld, want die arts zegt: ‘waar bemoei jij je mee, je bent helemaal geen medicus.’ Om daarin succesvol te zijn heb je empathie en goed ontwikkelde communicatieve vaardigheden nodig.”
Leiderschap houdt in dat je op een succesvolle manier de percepties en motivatie van andere mensen weet te beïnvloeden. Dat jij als controller mensen bewust maakt van de financiële consequenties op hun eigen terrein.
Ander type mensen
Als je op deze manier werkt wordt het vak van businesscontroller ook interessant voor mensen die meer hebben dan financiële interesse. Daar zit ook een potentiële spanning vertelt Pieter: “er komt een categorie mensen af op het vak die houdt van structuur, zekerheden en houvast. Betrouwbare en systematisch ingestelde mensen. Als je ieder kwartaal een overzicht moet opstellen volgens vaste methodes biedt dat heel veel houvast. Maar als jij als business controller maximaal toegevoegde waarde wilt hebben wordt er iets anders van je gevraagd. Dan is het belangrijk dat je structuur kunt loslaten en zijn juist creatieve, flexibele personen heel geschikt.”
Leiderschap essentieel om de top te bereiken
Niet iedereen heeft de ambitie om een topfunctie te bereiken en dat hoeft ook niet. Het zou niet eens kunnen, want topfuncties maken maar een paar procent uit van de hele arbeidsmarkt. Pieter: “Ik voer regelmatig gesprekken met CFO’s van grote organisaties in Noord Nederland, zoals bijvoorbeeld de NAM, GasUnie, het UMCG of Friesland Campina. Ik vind het altijd leuk om dan aan de CFO te vragen: wat is het verschil tussen die hele goede controller die net onder de top blijft hangen en de enkeling die een stap verder komt en CFO wordt?
Ik krijg dan nooit te horen dat die CFO excelleert in financial accounting, financial reporting of boekhouden. Het antwoord is altijd hetzelfde: het verschil zit in leiderschap. De resultaten van jouw analyse succesvol tussen de oren van anderen krijgen.”
Voor elke controller belangrijk
“Natuurlijk kunnen niet al mijn studenten CFO bij een grote organisatie worden. In Noord Nederland wonen ongeveer 450 registercontrollers, terwijl er maar zo’n 15 echt grote organisaties zijn. Wat ik wil is dat onze afgestudeerden zich bewust zijn van hun leiderschapsgedrag en het effect van de manier waarop ze communiceren en opereren op anderen. Dat ze inzicht krijgen in hun effectiviteit in het overbrengen van de resultaten van analyses. Zelfkennis. Daarmee kun je beter worden in je functie, op welk niveau je ook zit.
Als je dit vroeg in je carrière goed doet heb je hele grote loopbaanmogelijkheden.
Wat ik wil is dat controllers zich bewust worden van hun leiderschapsgedrag en het effect van de manier waarop ze communiceren en opereren op anderen. Als je dit vroeg in je carrière goed doet heb je hele grote loopbaanmogelijkheden. De raad van bestuur van grote organisaties bestaat vaak uit drie personen. Vrijwel altijd heeft een van de drie een financiële achtergrond. Een derde van de topfuncties, terwijl in de totale populatie van hoogopgeleide medewerkers echt niet een derde financial is. Dit vakgebied is de makkelijkste manier om een topfunctie te krijgen.”
Ook heel interessant: het webinar Accounting voor ondernemers van Pieter Jansen!