In gesprek met Wehkamp | Partner van het Young Talent Program
10 december 2019
Wehkamp, 900 medewerkers, meer dan 2 miljoen vaste klanten en elke dag meer dan 500.000 bezoekers die online shoppen. Waarschijnlijk het bekendste online warenhuis van Nederland. Een organisatie die snel groeit, wat zijn daarvan de gevolgen voor de afdeling Accounting Operations? Karin Otten en Dorien Wesselink vertellen over automatisering en hoe je met hetzelfde aantal mensen meer werk kunt doen.
Snelle groei
De afdeling Accounting Operations (20 fte) waarvan Karin leidinggevende is, valt samen met Reporting (7 fte) onder Group Finance & Accounting. Binnen de afdeling worden dit jaar ruim 250.000 facturen verwerkt, een indrukwekkend aantal! Om een beeld te geven van de groei de afgelopen jaren: in 2016 waren het nog 121.000 facturen.
Accounting Operations is ingedeeld in 3 teams. Team Inkoop Merchandise (factuurverwerking) waarvoor Dorien werkt houdt zich bezig met alles rond leveranciers en de aanlevering van goederen in het ‘logistiek service center’. Dorien: ‘We hebben veel contact met collega’s op de inkoopafdeling en maken analyses. Daarnaast zijn we bezig met procesverbeteringen om te zorgen dat we facturen zoveel mogelijk automatisch verwerken.” Team Inkoop Non Merchandise verwerkt binnenkomende facturen die niet voor goederen zijn, denk aan huur, ICT, Marketing en andere kosten . Team Registratie verwerkt alle inkomende en uitgaande facturatie.
Zo min mogelijk handmatig verwerken
Wehkamp is al jaren flink aan het groeien. Er komen steeds meer artikelen binnen in het logistiek service center en dat betekent dat het aantal facturen dat verwerkt moet worden stijgt.
Karin: “Wij zijn continue bezig met procesverbeteringen. We willen het aantal facturen dat wij handmatig verwerken zo laag mogelijk houden. De afgelopen jaren zijn we qua bezetting gelijk gebleven terwijl het aantal facturen groeide. We kunnen dus met hetzelfde aantal mensen meer doen. Daar zijn we heel blij mee! We blijven verbeteren maar we zijn als afdeling ook echt al goed bezig.”
Facturen verwerken in Softwarepakket Basware
Dorien: “Ongeveer 2,5 jaar geleden zijn we overgestapt naar een nieuw systeem om facturen te matchen: Basware. Met dit systeem kunnen we nu ongeveer 60% van onze binnenkomende facturen automatisch verwerken.”
Het voorkomen van handmatige verwerking hangt met veel factoren samen. In Basware wordt bijvoorbeeld het aantal dagen ingesteld waarin het programma zoekt naar een combinatie van factuur, inkooporder en goederenontvangst.
Dorien: “Stel dat er een probleem is met een zending en die duurt langer dan de periode die wij hebben ingesteld, dan ontstaat er voor ons extra werk. Daarnaast maken we met nieuwe leveranciers afspraken waardoor ook hun facturen automatisch verwerkt kunnen worden.’ Karin: “Het is voor ons steeds belangrijker om te kijken waarom we handmatig moeten matchen en om te beoordelen of wij daar iets aan kunnen doen. In het geval van een probleem in het logistiek service center bespreken we dat en maken we onze collega’s bewust van de consequenties. Zo proberen we samen problemen op te lossen. Het is belangrijk om binnen de hele organisatie bewustzijn te creëren. Iedereen moet weten wat de effecten zijn van zijn of haar werkwijze.
De ideale collega
Sinds de implementatie van Basware zijn de werkzaamheden en competenties van medewerkers op de afdeling veranderd, vertelt Karin. “We moeten nu echt mensen hebben die communicatief vaardig zijn, analytisch zijn ingesteld en die ons verhaal kunnen overbrengen.”
Dorien: “Onze collega’s moeten eigenaarschap tonen en goed kunnen communiceren. Daarbij moet je sterk in je schoenen staan en met weerstand kunnen omgaan. We werken met verschillende systemen dus het is prettig als nieuwe collega’s snel leren. Natuurlijk kijken we naar een studie, maar het gaat vooral ook om competenties. Je moet leergierig zijn en jezelf willen ontwikkelen.”
Een frisse en kritische blik
De afgelopen jaren heeft Wehkamp regelmatig interim collega’s ingezet. Daarvoor waren verschillende redenen. Het begon met de implementatie van het nieuwe pakket en de ondersteuning van key-users die daarbij nodig was. Ook de explosieve groei creëerde vraag naar extra handen.
Karin: “Het is voor een afdeling heel goed om regelmatig wat vers bloed te hebben. Mensen die dingen niet automatisch hetzelfde doen als het afgelopen half jaar. Zo snel gaat het hier. Een frisse en scherpe blik, daar houden we van. Op dit moment zijn we bezig om onze flexibele schil wat te verkleinen en mensen een contract aan te bieden. Maar op dat moment kom je ook de marktwerking tegen, zijn er wel mensen te vinden die in dienst willen komen?”
Creatieve young professionals
Deelnemers van het Finanxe Young Talent Program gaan regelmatig bij Wehkamp aan de slag. Karin: “Young professionals zijn vaak creatief en denken out of the box. Dat is iets waar wij erg voor open staan en in willen investeren. Vorig jaar hebben we daarom met Finanxe een Masterclass georganiseerd bij Wehkamp, met presentaties van Tjipjan Bouma (manager Group Finance & Accounting) en Hans Minten (security officer).” Deelneemster van het Finanxe Young Talent Program Dewi Linthorst werkt op dit moment in het team van Dorien. Dewi houdt zich onder andere bezig met het beoordelen van facturen die niet automatisch verwerkt kunnen worden.
Wehkamp was de eerste grote klant van Finanxe Zwolle en sindsdien zijn er altijd wel een of meerdere interimmers aan de slag. Zo hebben er de afgelopen jaren behoorlijk wat mensen via Finanxe bij Wehkamp gewerkt.
Karin: “We zijn daar heel tevreden over. We kunnen altijd goed overleggen met Finanxe. Als iemand bijvoorbeeld bepaalde competenties meer zou moeten ontwikkelen is dat goed bespreekbaar. De aandacht die daarvoor is bij Finanxe vind ik belangrijk. Onze uitdaging blijft om voldoende medewerkers te hebben en zo efficiënt mogelijk de facturenstroom te verwerken. Ik ben trots op ons team, waar we nu staan en de manier waarop wij young professionals een uitdagende werkplek kunnen bieden.”
Het is voor een afdeling goed om regelmatig wat ‘vers bloed’ te krijgen. Mensen die dingen niet automatisch hetzelfde doen als het afgelopen half jaar. Want zo snel gaat het hier.
Dewi Linthorst (deelnemer Young Talent Program Finanxe)
“Ik heb het erg naar mijn zin bij Wehkamp! Ik heb leuke collega’s die open staan voor mijn inbreng. Als ik ergens een verbetering wil doorvoeren dan word ik gemotiveerd om daar mee door te gaan.
Onze lijsten met contactinformatie waren bijvoorbeeld wat verouderd, waardoor je vaak de verkeerde buyer een bericht stuurde als er iets mis ging met een factuur. Veel efficiënter om die lijst up-to-date te hebben, dus daar ben ik nu mee bezig. Een kleine verbetering waar je wel veel aan hebt. Ik werk in een jong team en Wehkamp is een organisatie waar veel gebeurt. Ik houd er van om uitgedaagd te worden en mijzelf te ontwikkelen en dat is hier zeker mogelijk. Het is gewoon een leuke plek!”