Achterstandenden bij Manutan door implementatie nieuw ERP pakket – interimmer Wouter Herms springt bij!
14 oktober 2019
Gert van de Kuilen, Finance Manager bij Manutan, vertelt waarom de inzet van Wouter als interim collega hard nodig was. En natuurlijk horen we van Wouter hoe hij zijn opdracht ervaren heeft!
Manutan ken je misschien beter als ‘Overtoom’, het bedrijf dat in 1995 door de internationale Manutan groep werd overgenomen. Je vindt er alles wat je nodig hebt voor je kantoor, werkplaats en magazijn. In 2018 werd bij Manutan een nieuw ERP pakket geïmplementeerd en dat leidde tot achterstanden in de debiteurenadministratie. Reden om interimmer Wouter Herms tijdelijk in te zetten!
Verkoop moet doorgaan: aandacht naar het basisproces
Gert van de Kuilen, Finance Manager: “Bij het implementeren van een nieuw ERP systeem begin 2018 ging de aandacht eerst vooral naar verkoop en facturatie. Belangrijk, want die onderdelen zorgen dat het basisproces goed verloopt. Debiteurenbeheer heeft een tijdje weinig aandacht gehad en dan kunnen de outstandings behoorlijk oplopen in een jaar tijd!”
In totaal werken er ruim 2000 mensen bij de Manutan Groep, waarvan ongeveer 220 in Den Dolder. De Nederlandse organisatie bestaat voor ongeveer de helft uit logistieke medewerkers en heeft verder een grote marketing- en sales afdeling. Gert van de Kuilen is verantwoordelijk voor ‘Finance Operations’, een afdeling van 10 personen die zich bezighoudt met accounts payable, credit control, reporting en cash management.
Het Nederlandse onderdeel van Manutan Groep bestaat uit een groot distributiecentrum en diverse ondersteunende afdelingen waaronder natuurlijk een finance afdeling!
Bij Manutan heb je keuze uit een assortiment van meer dan 200.000 producten, van stellingen, palletwagens, kantoormeubilair tot alles om je terrein te onderhouden. Heel breed, vandaar ook de brede klantenkring door heel Europa: van kleine zelfstandigen tot grote multinationals. Nederland is qua grootte de tweede locatie binnen de internationale Manutan Group, in Den Dolder vind je een van de twee grote distributiecentra waar vanuit alle leveringen plaatsvinden.
Gert: “Wij werken voor de Nederlandse organisatie en rapporteren aan ons hoofdkantoor in Frankrijk. Wouter verwerkte voor ons orders van klanten die buiten de kaders van kredietwaardigheid vielen. Voor die orders wordt bepaald of eventueel een vooruitbetaling of andere regeling plaats moet vinden. Daarnaast hielp Wouter met het behandelen van vragen van klanten via de mailbox en hield hij zich bezig met debiteurenbeheer, het proberen te incasseren van achterstallige betalingen van klanten.”
Werken jullie vaker met interim collega’s?
Gert: “We werken met tijdelijke krachten als we een vacature niet direct kunnen invullen, bij piekbelasting of als er achterstanden zijn. Bij een groot project als de implementatie van een nieuw pakket zijn onze eigen medewerkers betrokken en zie je dat er gaten vallen in de operatie. Op dat soort momenten is de inzet van interim collega’s ideaal. Over het algemeen lukt het ons redelijk om interim financials te vinden, maar bij credit control is dat wel iets lastiger over het algemeen.”
Hoe heeft Wouter deze opdracht opgepakt?
Gert vertelt: “Wouter heeft nog niet veel werkervaring maar wel de goede achtergrond voor dit werk. Vanuit die basis pakte hij het heel goed op. Hij kon snel meedraaien in het team en je hoeft hem dingen niet vaker dan één keer uit te leggen, hij is een zelfstarter. Zijn scherpte en kritische blik op het werk waardeer ik, hij denkt actief mee in verbeteringen en geeft het aan als dingen hem opvallen. Wouter is sociaal en niet op zijn mondje gevallen, hij paste goed in het team. Kortom, we zijn heel tevreden over zijn inzet! Als er ruimte was op de afdeling zou hij wat ons betreft zeker mogen blijven.”
WOUTER WAS HEEL SNEL OPERATIONEEL EN KON ZONDER AL TE VEEL BEGELEIDING AAN DE SLAG, DE TIJD IS DAARDOOR OMGEVLOGEN!
Wouter, wat vond jij van de afgelopen 3 maanden?
Wouter Herms: “Ik heb een superleuke periode gehad bij Manutan! Ik werd met open armen ontvangen in het team en iedereen was bereid om me te helpen als ik vragen had. Ik voelde me onderdeel van de organisatie.
Wat zijn jouw ambities en heb je daarin stappen gezet?
“Ik heb deze periode de debiteurenadministratie beter leren kennen en gezien hoe het order to cash proces hier is ingericht. Finance is binnen Manutan (handelsorganisatie) heel anders ingericht dan bij de projectorganisatie waar ik hiervoor werkte. Dat is voor mij ook de reden om interim werk te doen. Ik sta aan het begin van mijn carrière en wil alle aspecten van finance beter leren kennen bij verschillende typen organisaties. Ik wil een steeds beter beeld krijgen van wat ik wel leuk vind en wat juist niet.”
Wat vond je lastig?
“Binnen credit control vond ik het samenwerken met de accountmanagers erg leuk, het overleg over de aanpak bij bepaalde klanten. Boze telefoontjes van klanten vond ik minder leuk. Best lastig als mensen je niet laten uitpraten. Vooral particulieren zijn soms wat bot en daar moet je rustig mee om kunnen gaan.”
Hoe was de sfeer?
“Manutan is een leuke werkgever met erg betrokkenheid medewerkers. Er worden leuke feestjes georganiseerd en als interim collega word je overal bij betrokken. De organisatie is best groot maar het voelt als een familiebedrijf, iedereen kent elkaar en zegt elkaar goedendag. Ik heb veel geleerd en een hele goede tijd gehad!”