Goed om te weten; BTW actualiteiten

BTW en pro rata
Wanneer een ondernemer zowel vrijgestelde prestaties als BTW-belaste prestaties verricht dan moet er een omzetverhouding worden vastgesteld. Voor het deel belaste prestaties is recht op aftrek van BTW. Aan de start van het jaar dient dit te worden vastgesteld op basis van inschatting. Hierbij kan de verhouding worden gehanteerd die gebaseerd is op het pro rata percentage van het voorafgaande jaar. Op het einde van het jaar wordt het pro rata percentage opnieuw berekend. Als dit percentage afwijkt van het bij aanvang gehanteerde percentage dan moet alsnog een correctie plaatsvinden naar het nieuwe percentage. Het uiteindelijk percentage kan men gebruiken als startpercentage voor het volgende jaar mits de verhoudingen in het nieuwe jaar naar verwachting gelijk blijven. Ook de coronacrisis kan gevolgen voor het pro rata hebben, bijvoorbeeld omdat horeca in een zorginstelling gesloten is. Omdat er geen horeca-inkomsten zijn, kan het pro rata lager uitvallen. Houd hier rekening mee. 

Tip: De BTW-ondernemer die wil afwijken van de (omzet) pro rata methode voor de berekening van de BTW-aftrek moet aannemelijk maken dat een berekening op basis van het werkelijk gebruik van goederen en diensten tot een meer nauwkeurige vaststelling van de BTW-aftrek leidt. Die bewijslast is vaak zwaar.

DAC 7

Vanaf 2023 zijn aanvullende Europese regels met betrekking tot e-commerce van toepassing. Hierdoor moeten online platforms de Belastingdienst voorzien van informatie van bepaalde gegevens over betalingen en informatie over de verkoper op hun online marktplaats. Indien je een platform exploiterert, zorg er dan voor dat je op de hoogte bent van de regels en dat het systeem tijdig heeft aangepast. Alle nieuwe verkopers moeten DAC7 compliant zijn in 2023 en de eerste rapportageperiode verloopt op 31 december 2023. Verkoop je producten via een online platform? Houd er dan rekening mee dat het platform wellicht meer informatie van je nodig heeft en dat deze informatie gedeeld zal worden met de Belastingdienst.

BTW-schuld 2023 op de balans?

Meldt deze schuld dan zo snel mogelijk bij de Belastingdienst middels een ‘BTW suppletie aangifte’. Op deze manier wordt voorkomen dat belastingrente en boete verder oplopen. De suppletie moet worden gedaan vóórdat de ondernemer weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat de Belastingdienst met de desbetreffende onjuistheid of onvolledigheid bekend is of bekend zal worden.

Voorbeeld: Een BTW-suppletie is bijvoorbeeld niet meer tijdig als de Belastingdienst een controle heeft aangekondigd. 

Let op: Als begin 2024 blijkt dat er te weinig BTW is afgedragen over 2023 dien dan voor vóór 1 april 2024 een BTW-suppletie in. Er is dan geen belastingrente verschuldigd. De belastingrente bedraagt 4% en loopt door tot 14 dagen na dagtekening van de BTW naheffingsaanslag.

Is er te weinig BTW aangegeven en is er geen suppletieformulier verstuurd of te laat verstuurd? De Belastingdienst legt dan geen verzuimboetes meer op. Wel kunt u eventueel een vergrijpboete krijgen. Deze vergrijpboete is bedoeld om te straffen indien sprake is van (voorwaardelijke) opzet of grove schuld. Het is aan de inspecteur om te bewijzen dat daar sprake van is.

Let op: In de aangifte Vennootschapbelasting en inkomstenbelasting moet de BTW-positie worden toegelicht. Wanneer een BTW-suppletie aangifte over 2023 ingediend moet worden, dient dit te gebeuren voordat de aangifte Vennootschapbelasting of Inkomstenbelasting wordt ingediend. 

Kleine correcties van maximaal €1.000,-

Correcties van € 1.000 of minder aan terug te vragen BTW of te betalen BTW hoeven niet via een BTW-suppletie te worden ingediend, maar mogen via de eerstvolgende BTW-aangifte worden aangegeven. Ondernemers mogen kiezen of zij per maand of per kwartaal BTW-aangifte doen. De kwartaalaangifte heeft voordelen ten opzicht van een maandaangifte. Door kwartaalaangifte te doen worden de administratieve lasten verminderd. De ondernemer hoeft dan jaarlijks maar vier in plaats van twaalf BTW-aangiftes in te dienen.

Tip: Een BTW-suppletie is bijvoorbeeld niet meer tijdig als de Belastingdienst een controle heeft aangekondigd. Het indienen van een BTW-aangifte per kwartaal in plaats van per maand levert een financieringsvoordeel op indien de BTW-ondernemer per kwartaal per saldo BTW moet betalen. Als een BTW-ondernemer – bijvoorbeeld vanwege goederenleveringen of diensten met 0% BTW of diensten aan buitenlandse afnemers - per kwartaal per saldo recht heeft op een teruggaaf van BTW dan verdient het overweging om per maand BTW-aangifte te doen. Hierdoor beschikt de BTW-ondernemer sneller over de terug te ontvangen BTW.

Laatste aangifte BTW, suppletie en boete

In de laatste BTW aangifte van het jaar moeten een aantal jaar-correcties worden opgenomen, zoals de heffing van BTW in verband met privé gebruik auto en de uitsluiting van aftrek BTW op grond van het BUA.

BUA

Zijn er in 2023 verstrekkingen gedaan aan relaties en personeel?

Let dan op toepassing van de BUA. Wanneer de verstrekkingen per persoon een waarde van meer dan € 227, dan moet de BTW die hierop in aftrek is gebracht worden gecorrigeerd. Houdt in de administratie altijd een berekening voor de BUA bij. Voorbeelden zijn verstrekkingen in de kantine, koffie en thee, relatiegeschenken, personeelsuitjes, kerstpakketten, skyboxen, huisvesting etc. Indien de verstrekkingen niet uitkomen boven de € 227, kan de correctie achterwege blijven. Let op dat zich bijzondere omstandigheden kunnen voordoen die de ondernemer ertoe dwingen op bepaalde verstrekkingen te doen waardoor het bedrijfsbelang overheerst boven het persoonlijke voordeel van de werknemer. In een dergelijk geval hoeft de aftrek niet te worden gecorrigeerd.  

Indien voor geleverde goederen of diensten ten onrechte geen BTW in rekening is gebracht en de verschuldigde BTW niet verhaald kan worden op de afnemer is het goed te weten dat bij het opleggen van een naheffingsaanslag door de Belastingdienst de verschuldigde BTW niet berekend mag worden op 21% (of 9%) van de vergoeding maar op 21/121e (of 9/109e) van de vergoeding.

Bewaarplicht administratie

De ondernemer moet boeken, bescheiden en andere gegevensdragers normaal gesproken minimaal zeven jaar bewaren. Dit geldt onder andere voor het grootboek, de facturen van debiteuren en crediteuren, voorraadgegevens, in- en verkoopadministratie. De gegevens met betrekking tot onroerende zaken moeten gedurende negen jaren na het jaar van ingebruikneming bewaard worden. Voor de bewaarplicht maakt het niet uit of het papieren of elektronische gegevensdragers zijn. In beginsel geldt een bewaarplicht van zeven jaar. Wanneer het gaat om onroerende zaken geldt een bewaartermijn van tien jaar. De administratie voor oudere jaren kan vernietigd worden. Dit is anders indien over deze jaren nog een bezwaar- of beroepsprocedure over de BTW loopt.

BTW-correctie auto van de zaak

Het privégebruik van een auto van de zaak wordt - als gratis ter beschikking is gesteld - aangemerkt als een fictieve dienst en belast naar het werkelijke privégebruik van de auto. Daarbij wordt woon-werkverkeer gezien als privégebruik, conform de Europese BTW-Richtlijn. De aftrek van de BTW-voorbelasting op autokosten wordt via de BTW-heffing over de fictieve dienst gecorrigeerd naar het werkelijke privégebruik dat van de auto is gemaakt. 

Het vaststellen van het werkelijke privégebruik van de auto's van de zaak is een forse verzwaring van de administratieve lasten van ondernemers/werkgevers. Heb je geen administratie waaruit het privégebruik van de auto blijkt, dan mag je de BTW voor het privégebruik vaststellen op 2,7% van de catalogusprijs (inclusief BTW en BMP) van de auto. Kun je aantonen dat de kosten van het werkelijke privégebruik lager uitkomen, dan kan de BTW-correctie over die lagere grondslag toegepast worden. Als de auto niet het volledige kalenderjaar voor privédoeleinden ter beschikking staat, moet de BTW-correctie naar tijdsgelang worden berekend. Gebruik je de auto ook voor het BTW-vrijgestelde omzet? Dan wordt het verschuldigde BTW-bedrag verminderd naar evenredigheid van de verhouding vrijgestelde omzet/totale omzet. 

Is bij de aanschaf van de auto geen BTW als voorbelasting in aftrek gebracht - bijvoorbeeld omdat er sprake is van een marge-auto of omdat de auto vanuit het privévermogen in de onderneming is ingebracht -  dan geldt een forfaitaire bijtelling van 1,5% van de cataloguswaarde. Dit lagere forfait geldt ook voor auto's die de ondernemer of werkgever nog in gebruik heeft na afloop van het vierde jaar, volgens op het jaar waarin. hij de auto is gaan gebruiken. Bij gebruik van de auto door een werknemer is vereist dat ie auto gratis - om niet - ter beschikking is gesteld. 

Pas voor het privé gebruik van oudere auto’s het lagere BTW-forfait toe
Voor het privégebruik van een auto van de zaak is BTW verschuldigd. Bij het ontbreken van een kilometeradministratie en bij het ontbreken van een zakelijke vergoeding wordt de verschuldigde BTW forfaitair gesteld op 2,7% van de cataloguswaarde van de auto (inclusief BTW en BPM).
 
Indien bij de aanschaf van de auto geen BTW in aftrek is gebracht  – bijvoorbeeld omdat hij die auto onder de margeregeling heeft gekocht of die vanuit zijn privévermogen in de onderneming heeft ingebracht – geldt een forfaitaire bijtelling van 1,5%. Het forfait van 1,5% is ook van toepassing op auto’s die de ondernemer of werkgever nog in gebruik heeft na afloop van het vierde jaar, volgend op het jaar waarin hij de auto is gaan gebruiken.

Let op: zorg ervoor dat de BTW correctie vanwege het privégebruik auto als kosten worden genomen.

Herziening BTW op investeringsgoederen

Als een ondernemer in het verleden roerende of onroerende zaken heeft aangeschaft en de BTW ter zake van deze aanschaf volledig of gedeeltelijk in aftrek heeft gebracht, dan moet de BTW bij gewijzigd gebruik van dat goed herzien worden. Deze herziening moet worden aangegeven in de laatste BTW-aangifte van het boekjaar en kan leiden tot een teruggaaf van of juist een betaling aan de Belastingdienst. De herzieningstermijn voor vastgoed loopt tien jaar, voor roerende zaken is dat vijf jaar.

Tip: op basis van rechtspraak kan gesteld worden dat ook op verbouwingsdiensten herzien kan worden mits deze duurzaam zijn, en er op wordt afgeschreven.

Let op: de herzienings BTW is verschuldigd bij het einde van het boekjaar. Bij de overdracht van een onderneming is de overnemer de berekende herzienings BTW volledig verschuldigd en niet slecht voor het gedeelte van het jaar waarin hij eigenaar is van de onderneming.

Herziening BTW bij roerende zaken

Ook bij roerende zaken geldt een herzieningstermijn. Deze termijn start in het boekjaar van ingebruikname en duurt tot en met vier jaar daarna. Wanneer het gebruik gedurende deze termijn wijzigt dan moet de BTW worden herzien.

Herziening BTW bij onroerende zaak

Indien je binnenkort een bedrijfspand verkoopt en de BTW op de bouw- of aanschafkosten van dat pand minder dan 10 jaar geleden in aftrek heeft gebracht zit dat pand nog in de BTW-herzieningsperiode. Je moet dan bij verkoop een deel van de bij de bouw of aanschaf in aftrek gebrachte BTW aan de Belastingdienst terugbetalen. Dit kan voorkomen worden door met de koper van het pand te opteren voor een met BTW belaste levering. Hiervoor is wel vereist dat de koper het pand voor ten minste 90% voor BTW-belaste prestaties gaat gebruiken, in het jaar van levering én in het daaropvolgende jaar. De koper moet dit schriftelijk verklaren. Als de koper niet aan de 90%-eis voldoet of het pand vrijgesteld van BTW doorverkoopt dan is de herzienings-BTW alsnog verschuldigd. De Belastingdienst heft deze BTW na bij de verkoper.
 
De verkoper draait dus op voor het feit dat de koper zijn afspraken niet nakomt. In de koop-en verkoopovereenkomst moet daarom een bepaling opgenomen worden waarin staat dat herzienings-BTW voor rekening van de koper is.

BTW-tarief op agrarische producten en diensten

Op Prinsjesdag is voorgesteld om het verlaagde 9%-BTW-tarief op de leveringen van bepaalde agrarische goederen per 1 januari 2025 af te schaffen. In dit verlaagde tarief werd voorzien voor ondernemers die de landbouwregeling konden toepassen zoals landbouwers, veehouders, tuinbouwers en bosbouwers. De reden hiervan was om hoge voordruk en zodoende cumulatie van BTW te voorkomen op prestaties die doorgaans voornamelijk door dergelijke ondernemers werden afgenomen. BTW was immers niet aftrekbaar onder de landbouwregeling. Deze regeling is per 1 januari 2018 al afgeschaft, maar het verlaagde BTW-tarief was in stand gebleven. Voorbeelden waarop het verlaagde tarief op van toepassing is: peulvruchten en granen die niet als voedingsmiddel kwalificeren, pootgoed, vee, beetwortelen, land- en tuinbouwzaden, rondhout, stro, veevoeders, vlas en wol, zowel ruw als ongewassen.

De landbouwers, veehouders, tuinbouwers en bosbouwers zijn kwalificeren door de afschaffing van de landbouwregeling doorgaans als BTW-ondernemer die BTW-belaste prestaties verrichten en zij kunnen als gevolg daarvan de aan hen in rekening gebrachte BTW in aftrek brengen. Voor zover zij BTW in aftrek kunnen brengen, kan cumulatie van BTW dus niet meer voorkomen. Daarom wordt voorgesteld het verlaagde BTW-tarief op de leveringen van bepaalde agrarische goederen per 1 januari 2025 af te schaffen.

In onze eigen Academy bieden we meerdere programma's aan met interessante masterclasses over onderwerpen zoals: Power BI, leiderschap, Stakeholdermanagement en nog veel meer. Meer informatie over de inhoud van deze programma's vind je hier: Finanxe Academy website.